各二级单位：

为做好我校2014年度国际学术会议的各项准备工作，现将有关事项通知如下：

一、根据教育部有关文件精神，在华举办国际会议实行预报手续；包括重大国际会议及一般国际会议的预报。按照教育部会议预报制度，未纳入年度计划或未通过教育部初审的会议申请，原则上不再受理。

重大国际会议预报：重大国际会议是指外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的人文社科类会议；外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学类会议。会议主办方应于会议对外承诺或宣布开会的前一年9月填报下一年度《举办（含申办、承办、合办等）重大国际会议计划表》，将会议计划发邮件至到国际合作与交流处。
一般性国际会议预报：应于每年9月底预报第二年上半年召开的国际会议；每年2 月底预报当年下半年召开的国际会议。填写《举办（含申办、承办、合办等）一般国际会议计划表》发邮件至国际合作与交流处。

二、主办单位在对外承诺举办国际会议之前，至少提前三个月履行会议申报审批手续。

国际会议实行下列审批制度：主办单位将相关申报材料报国际合作与交流处，由国际合作与交流处审拟文件、学校办公室审核后报主管校长审签，最后上报教育部国际合作与交流司进行审批。审批后由国际合作与交流处将教育部批件转交给主办单位。主办单位收到批件后，即可进行筹备工作，但在收到批件之前，暂不许诺外方。重大国际会议由教育部审核后报请国务院审批。

三、国际合作与交流处协助主办单位为外籍与会人员办理来华签证手续。请填写《中南大学聘请外国人来华申报表》、《被授权单位邀请函》上交到国际合作与交流处，转呈主管校长审批。审批后由主办单位将邀请函寄给与会者。

四、主办单位在会议举办之后应参照《国际学术动态撰稿要求参考》撰写学术性总结，于会后1个月内报国际合作与交流处，同时寄交《国际学术动态》编辑部。相关表格及要求请登录国际合作与交流处网站下载中心下载。

五、请各有关院系和单位认真组织填报《2014年度拟申办及在华举办（含承办、合办等）国际会议计划表》（附表），并于2013年9月27日前报国际合作与交流处综合办公室。

联系人：谢红应

电 话：88879256 传真：88710136

电子邮件：hongying@csu.edu.cn

特此通知。

国际合作与交流处

2013年9月2日

附表：2014年度拟申办及在华举办（含承办、合办等）国际会议计划表